Termin przechowywania faktur

Zgodnie z przepisami podatnik jest zobowiązany do przechowywania (zarówno wystawionych przez siebie, jak i otrzymanych od kontrahentów) faktur, do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego czyli z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co to oznacza to dla podatnika? Otóż podatnik, który wystawił fakturę w styczniu 2015 r. dopiero z dniem 1 stycznia 2021 r. nie będzie musiał przechowywać tej faktury na potrzeby podatku VAT.

Podkreślić należy, że obowiązek przechowywania dotyczy również wszelkich prowadzonych ewidencji, dokumentów rozliczających podatek od towaru i usług oraz faktur-duplikatów wraz z fakturami korygującymi. Istnieją oczywiście wyjątki, w których podatnik ma obowiązek przetrzymania dłużej dokumentacji niż wspomniane 5 lat. Tak się dzieje w przypadkach, gdy bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostanie zawieszony lub przerwany z różnych przyczyn i wtedy właśnie termin przechowywania ulega przedłużeniu o okres przerwy lub zawieszenia. Wówczas termin rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu, gdzie była przesłanka do jego przerwania.

Nie tylko istnieją wymogi co do długości przechowywania dokumentów ale i do jakości. Powinno się je przechowywać w taki sposób, aby łatwo było w nich się rozeznać oraz wymagana jest autentyczność pochodzenia, czytelność oraz integralność treści. Nie mogą być to dokumenty, których wątpliwa jest autentyczność tzn tożsamość dostawy, usługi lub towaru musi być rzetelna.

Takie przechowywanie faktur ma na celu szybszą łatwiejszą kontrolę przez organy podatkowe. Na każde żądanie organu skarbowego muszą być dostępne wszystkie dokumenty.

Pamiętajmy jednak, że standardowa długość przechowywania dokumentów jest 5 lat jednak dla potrzeb podatku dochodowego może być ona zmienna w zależności od danego przypadku.